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采购管理的相关概念和主要过程
- 概念和术语
采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。 - 采购管理的主要过程
(1)编制采购管理计划。决定采购什么，何时采购，如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。
(2)实施采购。从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。
(3)控制采购。管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。
(4)结束采购。完结单次项目采购的过程。
编制采购管理计划
编制采购管理计划过程的第一步是要确定项目的哪些产品、服务和成果是项目团队自己提供合算，还是通过采购来满足更为合算。如果需采购还要确定采购的方法和流程以及找出潜在的卖方，
以确定采购多少、何时采购，并把这些结果都写到项目采购管理计划中。
在编制采购管理计划过程期间，项目进度计划对采购管理计划有很大的影响。制订项目采购管理计划过程中做出的决策也能影响项目进度计划，
并且与制订进度、活动资源估算、“自制/外购”决定过程相互作用。
编制采购管理计划过程应该考虑与每一个“自制/外购”决定关系密切的风险，还要考虑评审合同的类型以减轻风险或把风险转移到卖方。
总之，编制采购管理计划时，在其他计划可以得到的情况下，需要考虑的内容通常有成本估算、进度、质量管理计划、现金流预测、可识别风险和计划的人员配备等。
- 编制采购管理计划的输入、输出
1. 输入
1) 项目管理计划
2) 需求文档
3) 风险登记册
4) 活动资源需求
活动资源要求里有对人员、设备或地点的具体需求的信息，可以使用活动资源要求进行活动成本估算，进而判断有关的项目工作是自制合算还是外购合算。
5) 项目进度
6) 活动成本预算
7) 干系人登记册
8) 环境事业因素
9) 组织过程资产
一般来说，可把合同分成三种，即总价合同、成本补偿合同和工料合同。前两种比较常用，第三种工料合同实际上是前两种合同的混合。总价合同
这种合同为既定产品或服务的采购设定一个总价。 总价合同，进一步细分为:固定总价合同和变动总价合同两种。变动总价合同可以进一步划分为总价加激励费用合同（FPIF）和总价加经济价格调整合同（FP-EPA)。
(1)固定总价合同（FFP)
FFP是最常用的合同类型，也叫总包合同。
对卖方(乙方）来说，卖设备时使用此种合同，固定总价合同最简单的形式就是一个采购单。
对具有如下特点的工程项目来说，卖方可以签订固定总价合同:
①工程量小、工期短（一般为1年以内)、估计在施工过程中环境因素变化小，工程条件稳定并合理:
②工程设计详细，图纸完整、清楚，工程任务和范围明确;
③工程结构和技术简单，风险小;
④投标期相对宽裕，承包商可以有充足的时间详细考察现场、复核工程量，分析招标文件，拟定施工计划;
⑤目标和验收标准明确。
(2)总价加激励费用合同(FPIF） 这种总价合同为买方和卖方都提供了一定的灵活性，在执行合同时它允许有一定的绩效偏离，并在实现或超过既定目标时给予财务奖励。通常，财务奖励都与卖方执行合同的成本、 进度或技术绩效有关。绩效目标一开始就要在合同里制定好，而最终的合同价格要在全部工作结束后根据卖方绩效加以确定。
在FPIF合同中，要设置一个价格上限，卖方必须完成工作并且要承担高于上限的全部成本。
(3)总价加经济价格调整合同（FP-EPA)
如果卖方履约要跨越相当长的周期例如不少于2年，就应该使用本合同类型。如果买卖方之间要维持长期关系，也可以采用这种合同类型。它是一种特殊的总价合同， 允许根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低)，以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
成本补偿合同
此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（就是实际成本实报实销)，除此之外还向卖方支付一笔费用作为卖方的人工费用以及合理的利润。
最常见的3种成本补偿合同是:成本加固定费用合同(CPFF)、成本加激励费用合同(CPIF)和成本加奖励费用合同(CPAF)。
(1)成本加固定费用合同（CPFF)
为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用，该费用以项目初始成本估算的某一百分比计算。费用只能针对已完成的工作来支付， 并且不因卖方的绩效而变化。除非项目范围发生变更，费用金额维持不变。
(2)成本加激励费用（CPIF)
为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。
(3)成本加奖励费用(CPAF)
为卖方报销履行合同工作所发生的一切合法成本，但是只有在满足了合同中规定的某些笼统、主观的绩效标准的情况下，才能向卖方支付大部分费用。完全由买方 根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用，并且卖方通常无权申诉。
(4)成本加成本百分比
卖方的实际项目成本，买方报销。卖方的费用以实际成本的百分比来计算。
工料合同
工料合同是包含成本补偿合同和固定总价合同的混合类型。当不能迅速确定准确的工作量或者工作说明书时，工料合同适用于动态增加人员、专家或其他外部支持人员等情况。
在时间紧急的情况下，选择工料合同比较稳妥。
2. 输出
1)采购管理计划
(1)拟采用的合同类型;
(2)风险管理事项;
(3)是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算、何时进行独立估算;
(4)如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动;
(5)标准的采购文件(如果需要的话);
(6)如何管理多个供应商;
(7)如何协调采购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告;
(8)可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定;
(9)如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们–起协调项目进度制订过程;
(10)如何进行“自制/外购”决策，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系起来;
(11)如何确定每个合同中规定的可交付成果的日期安排，并与进度制订过程、进度控制过程相协调;
(12)如何确定履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险;
2)采购工作说明书
对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质、 买方的需要或者预期的合同形式而变化。采购工作说明书描述了由卖方提供的产品、服务或者成果。
采购工作说明书中的信息有规格说明书、期望的数量和质量的等级、性能数据、履约期限、工作地以及其他要求。
3)采购文件
采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。
常见的采购文件有方案邀请书(Request For Proposal，RFP)、报价邀请书（RequestFor Quoting，RFQ)、 征求供应商意见书(Request For Information，RFI)、投标邀请书( Invitation For Bid，IFB）、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。
(1)方案邀请书。方案邀请书是用来征求潜在供应商建议的文件，有人称RFP为请求建议书。
(2)报价邀请书。报价邀请书是一种主要依据价格选择供应商时，用于征求潜在供应商报价的文件。一般项目执行组织多在涉及简单产品的招标中使用RFQ。有人称RFQ为请求报价单。最简单 的一种形式就是报价单。
(3)询价计划编制过程常用到的其他文件。除方案邀请书、报价邀请书外，用于不同类型采购的文件还包括征求供应商意见书、投标邀请书、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。具体使用的采购术语可根据采购的行业和地点而变化。 RFI用来征求供应商意见，以使需求明确化。如果需求很明确，则用方案邀请书，征求供应商的建议书(Proposal)。
(4)供方选择标准
(5)“自制/外购”决策。决定项目的哪些产品、服务或成果需要外购，哪些自制更为合适。
(6)变更申请
(7)可能的项目文件更新 - 编制采购管理计划的技术和方法
- “自制/外购”分析
任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素。如果决定购买，还要进一步决定是购买还是租借。“自制/外购”分析应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本。例如，在考虑外购时，分析应包括购买该项产品的实际支付的直接成本，也应包括购买过程的间接成本。 在进行“自制/外购”过程中也要确定合同的类型，以决定买卖双方如何分担风险。 - 专家判断
- 市场调研
- 会议
- “自制/外购”分析
